V predchádzajúcom článku sme sa venovali osvedčeniu Apostille, ktoré nahrádza zdĺhavý a finančne náročný proces viacstupňového overenia verejných listín. Rovnaký cieľ však majú aj dohovory ICCS a bilaterálne dohody medzi jednotlivými štátmi. Spolu sa detailnejšie pozrieme i na konzulárne overenie. Nápomocné vám budú aj naše rady, ako sa pripraviť na proces legalizácie a superlegalizácie.

1. Dohovory medzivládnej organizácie ICCS

Cieľom Medzinárodnej komisie pre občiansky stav je zjednodušiť spoluprácu v rámci riešenia písomností týkajúcich sa rodinného stavu. Dohovory podporujú výmenu informácií medzi jednotlivými matričnými úradmi vytvorením štandardizovaných formulárov. Sú viacjazyčné alebo kódované a uznané v plnej právnej hodnote bez prekladu či legalizácie na území ktoréhokoľvek zmluvného štátu. Najnovšie bol jej členmi podpísaný Dohovor ICCS č. 34 o vydávaní viacjazyčných a kódovaných výpisov zo zápisov o osobnom stave a viacjazyčných kódovaných osvedčení
o osobnom stave. Aktualizovaný zoznam krajín, v ktorých dohovory medzivládnej organizácie platia, nájdeme na www.ciec1.org.

Dohovor ICCS č. 16 o vydávaní viacjazyčných výpisov zo zápisov o osobnom stave

Dohovor platí vzájomne pre nasledujúce krajiny: Belgicko, Bosna a Hercegovina, Bulharsko, Čierna Hora, Estónsko, Francúzsko, Holandsko (európske územie), Chorvátsko, Kapverdy, Litva, Luxemburg, Macedónia, Moldavsko, Nemecko, Poľsko, Portugalsko, Rakúsko, Rumunsko, Slovinsko, Srbsko, Španielsko, Švajčiarsko, Taliansko, Turecko.

2. Dvojstranné zmluvy o právnej pomoci

Štáty medzi sebou uzatvárajú aj tzv. bilaterálne zmluvy o právnej pomoci. Dohodnú sa na špeciálnych podmienkach a požiadavkách týkajúcich sa verejných listín a legalizácie. Zoznam krajín, medzi ktorými sú uzatvorené, je prístupný online. Nie všetky z nich sa musia nutne týkať legalizácie dokumentov a nie všetky musia byť vzájomné. Ako príklad uvádzame bilaterálnu zmluvu medzi Slovenskom a Talianskom, ktorá platí jednostranne. Taliansko totiž neuznáva slovenské matričné dokumenty a vyžaduje overenie formou Apostille. Na druhej strane, talianske matričné dokumenty, ktoré plánujete použiť na Slovensku, sa overovať nemusia.

3. Konzulárne overenie

Verejné listiny, ktoré chceme použiť v krajine, ku ktorej sa nevzťahuje ani jeden z vyššie spomínaných dohovorov, podliehajú procesu legalizácie (prvotné osvedčenie) a superlegalizácie (vyšší stupeň overenia).

Príklad – konzulárne overenie dokumentu vydaného matričným úradom na Slovensku na použitie v zahraničí
  • Originál slovenského matričného dokumentu, ktorý chce klient použiť v zahraničí, vydá príslušný matričný úrad – nesmie byť starší ako 6 mesiacov
  • Príslušný okresný súd osvedčí listinu
  • Verejnú listinu legalizuje Ministerstvo zahraničných vecí a Európskych záležitostí Slovenskej republiky
  • Matričný doklad sa predloží na preklad súdnemu prekladateľovi
  • Súdneho prekladateľa osvedčí príslušný krajský súd
  • Takto osvedčené doklady sa predložia na ďalšie overenie konzulárnemu odboru MZV SR
  • Po osvedčení Konzulárnym odborom sa doklady predložia na veľvyslanectvo krajiny, v ktorej budú použité

Každá verejná listina vydaná na Slovensku má byť osvedčená ako poslednou štátnou inštitúciou na Ministerstve zahraničných vecí a európskych záležitostí SR = legalizácia. Následne je potrebné preloženú listinu predložiť k tzv. superlegalizácii na veľvyslanectve štátu, kde budete doklad používať. Správny poplatok za každý legalizačný úkon je 20 €; úhrada poplatku je možná len formou „potvrdenia o úhrade správneho / súdneho poplatku“ (tzv.  e-kolok s kódom QR), ktorý je možné zakúpiť výlučne na pobočkách Slovenskej pošty.

Konzulárne overenie dokumentu vydaného v Nemecku na použitie v zahraničí

Legalizáciu v Nemecku vykonáva konzulárna alebo diplomatická misia krajiny, v ktorej sa má dokument použiť. Samotné veľvyslanectvo si vyberá, ako bude rozhodovať o pravosti dokumentu. Keďže má Nemecko viacero orgánov, ktoré vydávajú verejné listiny, pre konzulárne misie iných štátov je náročné mať o nich neustály prehľad. Veľvyslanectvá preto vždy vyžadujú prvotné osvedčenie dokumentu nemeckým orgánom a niekedy aj ďalšie osvedčenie – validáciu, ktorá potvrdzuje platnosť dokumentu.

Systém udeľovania prvotného osvedčenia nie je v jednotlivých spolkových krajinách rovnaký. Upozorňuje na to i webový portál www.auswaertiges-amt.de, ktorý odporúča kontaktovať orgán, ktorý listinu vydal. Taktiež ponúka informácie ohľadom legalizácie verejných listín a krajín, s ktorými sa Nemecko dohodlo na špeciálnych podmienkach overovania.

4. Ako postupovať pri príprave dokumentu na preklad?

Každá krajina má webovú stránku, ktorá uvádza ako postupovať pri vyššom overovaní listín. Nezabúdajme, že dokument treba predložiť i (súdnemu) prekladateľovi.

Správny výber súdneho prekladateľa, resp. prekladateľa „bez pečiatky“, je dôležitý. Kontaktovali sme matričný úrad v Poprade, ktorý nám potvrdil, že Slovensko vyžaduje, aby bol zahraničný dokument na použitie v SR preložený súdnym prekladateľom na našom území. Čo sa týka ostatných štátov, odporúčame kontaktovať úrad v zahraničí a overiť si, ako postupovať.

V Nemecku sa preklady nepovažujú za verejné listiny. Ich status nezmení ani pečiatka súdneho prekladateľa. Predseda príslušného súdu však môže preklad osvedčiť. Takýmto spôsobom potvrdí, že prekladateľ je súdny prekladateľ alebo „kvalifikovaný“ odborník. Preklad vyhotovený v Nemecku však nemusia uznať v ostatných krajinách. Všetko závisí od právnych predpisov daného štátu.

5. Zopár užitočných webových stránok:

Na nasledujúcich webových stránkach sú uverejnené návody správneho prístupu k legalizácii jednotlivých typov dokumentov.

Slovensko

https://www.minedu.sk/apostille-superlegalizacia/

https://www.mzv.sk/cestovanie-a-konzularne-info/doklad-vydany-v-sr-na-pouzitie_v-cudzine

Španielsko

http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/SiEstasEnElExtranjero/Paginas/Legalizaciones.aspx

Nemecko

http://www.auswaertiges-amt.de/DE/Startseite_node.html

Veľká Británia

http://www.legalisationoffice.org.uk/

Spojené štáty americké

https://travel.state.gov/content/travel/en/legal-considerations/judicial/authentication-of-documents/office-of-authentications.html