Overenie verejných listín I.

overenie listin
8. januára 2018 / Tetras Translations

Máte v rukách verejnú listinu, ktorú od Vás vyžaduje úrad v zahraničí a neviete sa zorientovať v pojmoch legalizácia, superlegalizácia, osvedčenie, overenie, Apostille? Nič si z toho nerobte, pripravili sme stručný prehľad  medzinárodných dohovorov a zmlúv a zopár príkladov, ako postupovať. Začíname.

Každý štát má vlastné právne predpisy a vlastné postupy pri legalizovaní zahraničných dokumentov alebo dokumentov s potrebou ich využitia v zahraničí. Pokiaľ chceme, aby boli verejné listiny právne uznané v zahraničí, musia prejsť viacstupňovým osvedčovaním. Štáty sa čoraz viac usilujú vytvoriť jednotné formuláre pre matričné dokumenty, uzavrieť dohody a zmluvy, aby zdĺhavý a nákladný proces overovania zjednodušili. Snaha viedla i k vzniku Haagskeho dohovoru.

Haagsky dohovor

Ak krajina, z ktorej verejná listina pochádza a krajina, ktorá listinu vyžaduje, podpísali Dohovor o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín z 5. októbra 1961, vyžaduje sa len osvedčenie listiny formou Apostille. Aktualizovaný zoznam všetkých 115 krajín nájdete na www.hcch.net/en/instruments/conventions/. Je vhodné si ho dôkladne pozrieť, nachádza sa v ňom zopár výnimiek. Niektoré krajiny totiž využili právo vzniesť námietky proti pristúpeniu inej krajiny. Dohovor preto nevstúpil do platnosti medzi niektorými štátmi, ako napríklad medzi Nemeckom a Libériou alebo medzi Dominikánskou republikou a Rakúskom.

„Apostille je doložka, ktorá potvrdzuje hodnovernosť podpisu a funkcie osoby, ktorá listinu podpísala, ako i pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine. Osvedčenie sa nevzťahuje na obsah dokumentu.“ (www.hcch.net)

Haagsky dohovor nahrádza nákladné formality. Osvedčenie Apostille by malo byť umiestnené priamo na listine alebo na jej nadstavení (angl. „allonge“). Názov Apostille má byť vždy vo francúzštine, ale text môže byť v úradnom jazyku krajiny, ktorá osvedčenie vydáva, a aj v druhom cudzom jazyku (súdny prekladateľ doložku preloží). „Osvedčenie Apostille sa môže vydať aj k overenej kópii verejnej listiny. Dohovor sa naopak nevzťahuje na listiny vystavené diplomatickými alebo konzulárnymi úradníkmi a ani na správne listiny bezprostredne sa týkajúce obchodných alebo colných činností.“ (Outline of the Convention). Dohovor sa vzťahuje na:

  • Súdne písomnosti vydané súdnymi orgánmi štátu alebo justičným pracovníkom vrátane listín vydaných verejným žalobcom, vyšším súdnym úradníkom alebo procesným doručovateľom
  • Správne listiny
  • Notárske písomnosti
  • Úradné osvedčenia, ktoré sa umiestňujú na listiny podpísané súkromnými osobami, ako sú úradné osvedčenia potvrdzujúce registráciu listiny alebo skutočnosť, že listina existovala
    v určitom čase; úradné a notárske osvedčenia podpisov

Proces osvedčovania formou Apostille

Držiteľ verejnej listiny požiada príslušný orgán o osvedčenie originálu alebo notársky overenej listiny formou Apostille. Osvedčený dokument sa následne predloží súdnemu prekladateľovi, ktorý ho preloží, podpíše a opečiatkuje. Prekladateľa následne formou osvedčenia Apostille overí príslušný úrad, v ktorom je prekladateľ zapísaný.

Orgány oprávnené vydávať Apostille

Zoznam všetkých orgánov, ktoré sú podľa dohovoru oprávnené vydávať Apostille, je dostupný, ako sme už uviedli vyššie, na www.hcch.net/en/instruments/conventions/. Zvyčajne ich má každá krajina hneď niekoľko. Apostille na Slovensku môže napr. vydať len orgán, ktorý listinu vystavil. Zoznam nájdete na stránke Ministerstva vnútra www.minv.sk. Výnimky ale potvrdzujú pravidlo. Vo Veľkej Británii vydáva osvedčenie Apostille pre všetky typy verejných listín len jeden orgán – The Legalisation Office of the Foreign and Commonwealth Office.

Príklad: postup pri osvedčovaní matričných dokumentov formou Apostille na Slovensku

  • Originál slovenského matričného dokumentu, ktorý chce klient použiť v zahraničí, vydá príslušný matričný úrad, kde je udalosť zapísaná; nesmie byť starší ako 6 mesiacov
  • Príslušný okresný úrad osvedčí listinu formou Apostille
  • Súdny prekladateľ preloží osvedčený dokument
  • Krajský súd, v registri ktorého je súdny prekladateľ zapísaný, osvedčí súdneho prekladateľa formou Apostille

Správny poplatok za vydanie doložky Apostille všetkými oprávnenými orgánmi je 10 eur a dokumenty budú právne platné v krajinách, ktoré podpísali Haagsky dohovor len po tom, čo sa osvedčia oba dokumenty – originál i preklad.

Postup osvedčovania iných listín je k dispozícii na https://www.mzv.sk/cestovanie-a-konzularne-info/doklad-vydany-v-sr-na-pouzitie_v-cudzine.

Listiny na použitie do krajín, ktoré nepodpísali Haagsky dohovor, podliehajú procesu legalizácie a superlegalizácie. Túto formu vyššieho overovania a rôzne iné zmluvy medzi štátmi sme rozpracovali v nasledujúcom článku s názvom Overenie verejných listín II.